Thành viên và vai trò
Mời mọi người vào tổ chức của bạn, trao cho mỗi người một vai trò, và thay đổi, tạm ngưng, hủy liên kết hoặc xóa thành viên từ trang Người dùng.
Trang Người dùng liệt kê mọi người trong tổ chức của bạn, kèm trạng thái, vai trò và nhóm của họ. Từ đây bạn mời người mới, thay đổi những gì họ được phép làm, và gỡ họ khi họ rời đi. Trang này dành cho chủ sở hữu và các Quản trị viên của tổ chức.
Mở nó từ menu bảng điều khiển: Enterprise > Người dùng.
Trang Người dùng#
Mỗi dòng hiển thị tên và email của một thành viên, họ đang trực tuyến hay lần cuối được thấy khi nào, và:
- Trạng thái: Hoạt động, Đang chờ xử lý (đã được mời nhưng chưa đăng nhập), Chưa xác minh (chưa xác nhận email), Đã tạm ngưng, hoặc Đã xóa (được liệt kê ở cuối).
- Vai trò và Nhóm.
- Đã tạo và Hoạt động gần nhất.
Phía trên bảng, các bộ đếm cho biết số ghế đang dùng, bao nhiêu thành viên là Quản trị viên, bao nhiêu lời mời đang chờ, và bao nhiêu thành viên không hoạt động: họ chưa đăng nhập lâu hơn mức cho phép của chính sách của bạn (60 ngày trừ khi bạn thay đổi). Dùng menu nhóm và Tìm người dùng… để thu hẹp danh sách, và Bảng tính (CSV) để tải nó về dưới dạng bảng tính.
Bấm vào một dòng để chỉnh sửa thành viên đó. Mọi thao tác khác nằm trong menu của dòng. Một Quản trị viên chỉ có các thao tác này với những thành viên có vai trò thấp hơn Quản trị viên; trên dòng của chính họ, mở hồ sơ của họ.
Vai trò#
Mỗi thành viên có một vai trò. Chủ sở hữu không phải là một vai trò: chủ sở hữu luôn có thể làm mọi thứ, và vai trò của họ không thể thay đổi ("Đây là chủ sở hữu tổ chức. Không thể thay đổi vai trò của họ.").
- Quản trị viên: Có thể quản lý người dùng, vai trò và mọi dự án trong tổ chức.
- Người quản lý: Xem và quản lý mọi dự án trong tổ chức, nhưng không thể quản lý người dùng.
- Thành viên: Có thể làm việc trên các dự án của riêng mình và mọi thứ được chia sẻ với họ.
- Người xem: Chỉ đọc. Có thể mở và xuất dự án nhưng không thể vẽ hoặc chỉnh sửa.
Thành viên mới nhận vai trò Thành viên trừ khi chính sách của bạn đặt một vai trò mặc định khác.
| Quản trị viên | Người quản lý | Thành viên | Người xem | |
|---|---|---|---|---|
| Mở khu vực Enterprise, mời và gỡ thành viên, đổi vai trò | Có | Không | Không | Không |
| Thay đổi hồ sơ, chính sách và đăng nhập một lần của tổ chức | Có | Không | Không | Không |
| Xem mọi dự án trong tổ chức và giao dự án cho các nhóm | Có | Có | Không | Không |
| Tạo, vẽ trong, chỉnh sửa và xóa dự án | Có | Có | Có | Không |
| Mở và xuất các dự án được chia sẻ với họ | Có | Có | Có | Có |
| Thêm và thay đổi các sản phẩm của tổ chức | Có | Có | Không | Không |
Không ai có thể thay đổi vai trò của chính mình hoặc của chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu mới có thể biến ai đó thành Quản trị viên, hoặc thay đổi, tạm ngưng, đăng xuất hay gỡ một Quản trị viên: một Quản trị viên quản lý những thành viên có vai trò thấp hơn vai trò của mình.
Mời một người#
Chỉ có một cách để đưa bất kỳ ai vào: mời họ qua email. Bạn không cần biết họ đã dùng Measure Map Online hay chưa.
- Trên trang Người dùng, bấm Mời.
- Nhập Họ tên và Email của họ.
- Bấm Gửi lời mời.
Điều xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào người đó:
- Chưa có tài khoản: tài khoản của họ được tạo, đã thuộc tổ chức của bạn, và họ nhận được một email có liên kết để tự đặt mật khẩu. Họ hiển thị là Đang chờ xử lý cho đến khi đăng nhập, và họ dùng một ghế ngay từ đầu.
- Đã có tài khoản: họ nhận được một yêu cầu tham gia, qua email và trong thông báo của họ. Khi họ chấp nhận, gói đăng ký riêng của họ bị hủy, các dự án của họ vẫn ở trong tài khoản của họ, và họ dùng một ghế. Nếu họ từ chối, bạn sẽ được báo.
- Một địa chỉ thuộc các miền đăng nhập một lần của bạn: không có tài khoản nào được tạo. Họ nhận được một email có liên kết đăng nhập của bạn, và tài khoản của họ được thiết lập, trong tổ chức của bạn, lần đầu họ đăng nhập bằng tài khoản công việc.
Một thông báo ở cuối màn hình xác nhận điều nào trong số này đã xảy ra, và cho biết nếu email không thể gửi được. Để gửi lại một lời mời, chọn trong menu của dòng thành viên.
Những người có tài khoản sẵn không có trong bảng cho đến khi họ chấp nhận. Trong khi còn người chưa trả lời, Đang chờ gia nhập xuất hiện phía trên bảng. Nó liệt kê họ cùng ngày mỗi người được hỏi, và cho phép bạn gửi lại một yêu cầu (, tối đa mỗi 10 phút một lần) hoặc rút lại nó ().
Lời mời bị từ chối khi:
- miền của email không nằm trong các miền được phép của tổ chức bạn;
- người đó đã ở trong tổ chức của bạn, hoặc đó là email của chính bạn;
- địa chỉ thuộc về một tài khoản mà email chưa bao giờ được xác minh;
- không còn ghế trống và ghế không được thêm tự động (xem ghế).
Mời một người mà yêu cầu vẫn đang chờ sẽ không gửi thêm gì mới: hãy gửi lại từ Đang chờ gia nhập.
Người đang điều hành một tổ chức có thành viên riêng không thể chấp nhận yêu cầu tham gia cho đến khi những thành viên đó được gỡ.
Đổi vai trò của một thành viên#
- Một thành viên: trong menu dòng của họ, chọn và chọn vai trò mới, rồi xác nhận.
- Trong chi tiết của thành viên: bấm vào dòng, chọn một vai trò và bấm Lưu.
- Nhiều thành viên: đánh dấu các dòng của họ, bấm Đổi vai trò phía trên bảng và chọn vai trò.
Thành viên được thông báo qua email và trong ứng dụng. Vai trò mới được áp dụng vào lần tiếp theo người dùng này đăng nhập hoặc làm mới ứng dụng.
Chỉnh sửa thông tin của một thành viên#
Bấm vào dòng của một thành viên (hoặc chọn trong menu dòng) để mở Chỉnh sửa người dùng. Nó hiển thị email của họ, khi họ tham gia và lần hoạt động cuối của họ, và cho phép bạn đổi tên, công ty, địa chỉ, mã bưu chính, quốc gia, số điện thoại và vai trò của họ. Bấm Lưu.
Giúp một thành viên bị khóa hoặc sắp rời đi#
Trong menu dòng:
- : nhập một mật khẩu mới (ít nhất 8 ký tự) trong bảng bên cạnh và xác nhận. Thành viên nhận được một email cho biết mật khẩu của họ đã bị đổi, và bị đăng xuất trên mọi thiết bị. Thao tác này bị từ chối với người tham gia bằng tài khoản riêng của họ hoặc đăng nhập qua đăng nhập một lần: họ tự quản lý mật khẩu của mình.
- : đăng xuất họ trên mọi thiết bị cùng lúc, khi mất điện thoại hoặc khi có người nghỉ việc gấp. Họ được báo qua email.
- : họ bị đăng xuất ở mọi nơi và không thể đăng nhập cho đến khi bạn chọn . Họ giữ ghế và các dự án của mình. Hãy dùng nó cho người đang nghỉ phép hoặc đang bị xem xét.
Chuyển dự án của một thành viên#
Trước khi ai đó rời đi, hãy chuyển công việc của họ cho một đồng nghiệp:
- Trong menu dòng của thành viên, chọn .
- Dưới Từ, chọn thành viên. Hộp thoại cho biết họ sở hữu bao nhiêu dự án.
- Dưới Đến, chọn người nhận: một thành viên khác hoặc chính bạn.
- Bấm Chuyển dự án.
Mọi dự án và thư mục mà người thứ nhất đã tạo trở thành của người thứ hai, và xuất hiện trên trang Dự án của họ. Cả hai người đều nhận được một email về việc này. Dùng trong menu dòng để xem trước các dự án của một thành viên.
Gỡ ai đó khỏi tổ chức#
Có hai cách, cả hai đều nằm trong menu dòng (hoặc phía trên bảng, cho các dòng bạn đã đánh dấu):
- : người đó rời tổ chức và giữ tài khoản của mình. Ghế của họ được giải phóng và họ được thông báo. Công việc của họ cho tổ chức ở lại với tổ chức: các dự án đó chuyển cho chủ sở hữu, trong một thư mục mới mang tên người đó mà các Quản trị viên chia sẻ. Người tham gia bằng một tài khoản của riêng họ giữ các dự án đã tạo trước khi tham gia, cùng các thư mục của riêng họ. (Với những người tham gia trước khi ngày này được ghi lại, các dự án ở lại là những dự án thuộc một nhóm hoặc được chia sẻ với đồng nghiệp.) Tài khoản của họ không còn gói Enterprise, nên họ cần một gói của riêng mình để tiếp tục làm việc.
- : tài khoản bị xóa và người đó không thể đăng nhập nữa. Tất cả dự án và thư mục của họ ở lại với tổ chức: chúng chuyển cho chủ sở hữu, trong một thư mục mới mang tên người đó mà các Quản trị viên chia sẻ. Hộp thoại xác nhận cho biết điều này, và đề nghị Chuyển dự án để giao chúng cho một người thay vào đó.
Thành viên không thể tự xóa tài khoản của mình: trang Hồ sơ của họ bảo họ nhờ chủ sở hữu hoặc một Quản trị viên, những người xóa nó tại đây.
Vẫn cần trợ giúp?
Hãy viết cho đội hỗ trợ và cho chúng tôi biết bạn đang cố làm gì. Ảnh chụp màn hình sẽ rất hữu ích.