Leden en rollen

De pagina groupGebruikers toont iedereen in je organisatie, met status, rol en teams. Vanaf hier nodig je nieuwe mensen uit, wijzig je wat ze mogen doen en verwijder je ze als ze vertrekken. De pagina is toegankelijk voor de eigenaar en de Admins van de organisatie.

Open haar via het dashboardmenu: businessEnterprise > groupGebruikers.

De pagina Gebruikers#

Elke rij toont de naam en het e-mailadres van een lid, of hij nu online is of wanneer hij voor het laatst is gezien, en:

• Status: Actief, In behandeling (uitgenodigd maar nog niet ingelogd), Niet geverifieerd (heeft zijn e-mailadres niet bevestigd), Geschorst of Verwijderd (onderaan vermeld).
• Rol en groupsTeams.
• Aangemaakt en Laatst actief.

Boven de tabel tonen tellers de seats in gebruik, hoeveel leden Admin zijn, hoeveel uitnodigingen openstaan en hoeveel leden inactief zijn: ze hebben niet ingelogd gedurende langer dan je beleid toestaat (60 dagen tenzij je dat wijzigt). Gebruik het teammenu en Gebruikers zoeken… om de lijst te beperken, en download Spreadsheet (CSV) om haar als spreadsheet te downloaden.

Klik op een rij om dat lid te bewerken. Elke andere actie staat in het menu more_vert van de rij. Een Admin krijgt die alleen voor leden met een rol lager dan Admin; op zijn eigen rij opent account_circleJe profiel bewerken zijn profiel.

Rollen#

Elk lid heeft één rol. De eigenaar is geen rol: de eigenaar kan altijd alles, en zijn rol kan niet worden gewijzigd ("Dit is de eigenaar van de organisatie. Hun rol kan niet worden gewijzigd.").

• admin_panel_settings Beheerder: Kan gebruikers, rollen en elk project in de organisatie beheren.
• supervisor_account Manager: Ziet en beheert elk project in de organisatie, maar kan geen gebruikers beheren.
• person Lid: Kan werken aan eigen projecten en alles wat met hen is gedeeld.
• visibility Lezer: Alleen lezen. Kan projecten openen en exporteren, maar niet tekenen of bewerken.

Nieuwe leden krijgen Lid tenzij je beleid een andere standaardrol instelt.

Niemand kan zijn eigen rol of die van de eigenaar wijzigen. Alleen de eigenaar kan iemand Admin maken, of een Admin wijzigen, schorsen, uitloggen of verwijderen: een Admin beheert de leden met een rol lager dan de zijne.

Iemand uitnodigen#

Er is één manier om iemand binnen te halen: uitnodigen per e-mail. Je hoeft niet te weten of hij Measure Map Online al gebruikt.

1. Druk op de pagina groupGebruikers op person_addUitnodigen.
2. Vul zijn Volledige naam en E-mail in.
3. Druk op sendUitnodiging versturen.

Wat er daarna gebeurt, hangt van de persoon af:

• Nog geen account: zijn account wordt gemaakt, al deel van je organisatie, en hij krijgt een e-mail met een link om zijn eigen wachtwoord in te stellen. Hij staat als In behandeling tot hij inlogt, en gebruikt vanaf het begin een seat.
• Een bestaand account: hij krijgt een verzoek om lid te worden, per e-mail en in zijn meldingen. Als hij accepteert, wordt zijn eigen abonnement opgezegd, blijven zijn projecten in zijn account en gebruikt hij een seat. Als hij weigert, hoor je dat.
• Een adres in je single sign-on-domeinen: er wordt geen account gemaakt. Hij krijgt een e-mail met je inloglink, en zijn account wordt, in je organisatie, ingesteld de eerste keer dat hij met zijn werkaccount inlogt.

Een bericht onderaan het scherm bevestigt welke hiervan is gebeurd, en meldt het als de e-mail niet kon worden verstuurd. Om een uitnodiging opnieuw te versturen, kies je forward_to_inboxUitnodiging opnieuw verzenden in het rijmenu van het lid.

Mensen met een bestaand account staan pas in de tabel als ze accepteren. Zolang een van hen nog niet heeft geantwoord, verschijnt schedule_sendWacht om lid te worden boven de tabel. Die toont hen met de datum waarop ieder werd gevraagd, en laat je een verzoek opnieuw versturen (forward_to_inbox, hooguit elke 10 minuten) of intrekken (cancel_schedule_send).

De uitnodiging wordt geweigerd als:

• het domein van het e-mailadres niet bij de toegestane domeinen van je organisatie hoort;
• de persoon al in je organisatie zit, of het je eigen e-mailadres is;
• het adres bij een account hoort waarvan het e-mailadres nooit is geverifieerd;
• er geen vrije seat is en seats niet automatisch worden toegevoegd (zie seats).

Iemand uitnodigen van wie het verzoek nog wacht, verstuurt niets nieuws: stuur het opnieuw vanuit schedule_sendWacht om lid te worden.

Iemand die een organisatie met eigen leden beheert, kan een verzoek om lid te worden niet accepteren tot die leden zijn verwijderd.

De rol van een lid wijzigen#

• Eén lid: kies in zijn rijmenu badgeRol wijzigen en kies de nieuwe rol, en bevestig.
• In de gegevens van het lid: klik op de rij, kies een rol en druk op saveOpslaan.
• Meerdere leden: vink hun rijen aan, druk boven de tabel op badgeRol wijzigen en kies de rol.

Het lid krijgt een melding per e-mail en in de app. De nieuwe rol wordt toegepast de volgende keer dat deze gebruiker inlogt of de app vernieuwt.

De gegevens van een lid bewerken#

Klik op de rij van een lid (of kies editBewerken in het rijmenu) om Gebruiker bewerken te openen. Het toont zijn e-mailadres, wanneer hij zich aansloot en wanneer hij voor het laatst actief was, en laat je zijn naam, bedrijf, adres, postcode, land, telefoonnummer en rol wijzigen. Druk op saveOpslaan.

Een lid helpen dat buitengesloten is of vertrekt#

In het rijmenu:

• vpn_keyWachtwoord wijzigen: typ in het zijpaneel een nieuw wachtwoord (minstens 8 tekens) en bevestig. Het lid krijgt een e-mail dat zijn wachtwoord is gewijzigd, en wordt op elk apparaat uitgelogd. Dit wordt geweigerd voor iemand die met een eigen account is toegetreden of via single sign-on inlogt: die beheren hun wachtwoord zelf.
• logoutOveral uitloggen: logt hem in één keer op elk apparaat uit, bij een verloren telefoon of een dringend vertrek. Hij krijgt daarover een e-mail.
• blockLid schorsen: hij wordt overal uitgelogd en kan niet inloggen tot je lock_openLid heractiveren kiest. Hij houdt zijn seat en zijn projecten. Gebruik het voor iemand met verlof of onder beoordeling.

De projecten van een lid overdragen#

Verplaats het werk van iemand naar een collega voordat hij vertrekt:

1. Kies in het rijmenu van het lid swap_horizProjecten overdragen.
2. Kies onder Van het lid. Het dialoogvenster toont hoeveel projecten hij bezit.
3. Kies onder Tot wie ze ontvangt: een ander lid of jijzelf.
4. Druk op swap_horizProjecten overdragen.

Elk project en elke map die de eerste persoon heeft gemaakt, wordt van de tweede en verschijnt op zijn pagina Projecten. Beide mensen krijgen daarover een e-mail. Gebruik grid_viewProjecten bekijken in het rijmenu om eerst de projecten van een lid te bekijken.

Iemand uit de organisatie verwijderen#

Er zijn twee manieren, beide in het rijmenu (of boven de tabel, voor de rijen die je hebt aangevinkt):

• link_offGebruiker ontkoppelen: de persoon verlaat de organisatie en houdt zijn account. Zijn seat komt vrij en hij krijgt een melding. Zijn werk voor de organisatie blijft ermee verbonden: die projecten gaan naar de eigenaar, in een nieuwe map met de naam van de persoon die de Admins delen. Iemand die met een eigen account is toegetreden, houdt de projecten die hij maakte voordat hij toetrad, en zijn eigen mappen. (Voor mensen die zich aansloten voordat de dag werd vastgelegd, zijn de projecten die blijven die op een team of gedeeld met collega's.) Zijn account heeft het Enterprise-abonnement niet meer, dus hij heeft een eigen abonnement nodig om verder te werken.
• delete_foreverGebruiker verwijderen: het account wordt verwijderd en de persoon kan niet meer inloggen. Zijn projecten en mappen blijven allemaal bij de organisatie: ze gaan naar de eigenaar, in een nieuwe map met de naam van de persoon die de Admins delen. De bevestiging zegt dat, en biedt Projecten overdragen om ze in plaats daarvan aan één persoon te geven.

Leden kunnen hun eigen account niet verwijderen: hun pagina Profiel zegt dat ze het de eigenaar of een Admin moeten vragen, die het hier verwijderen.