Membres et rôles · Aide de Measure Map Online

Invitez des personnes dans votre organisation, donnez un rôle à chacune, et modifiez, suspendez, dissociez ou supprimez des membres depuis la page Utilisateurs.

La page Utilisateurs liste toutes les personnes de votre organisation, avec leur statut, leur rôle et leurs équipes. C'est d'ici que vous invitez de nouvelles personnes, modifiez ce qu'elles ont le droit de faire et les retirez quand elles s'en vont. Elle est ouverte au propriétaire de l'organisation et à ses administrateurs.

Ouvrez-la depuis le menu du tableau de bord : Enterprise > Utilisateurs.

La page Utilisateurs#

Chaque ligne affiche le nom et l'e-mail d'un membre, s'il est en ligne ou quand il a été vu pour la dernière fois, ainsi que :

Statut : Actif, En attente (invité mais pas encore connecté), Non vérifié (n'a pas confirmé son e-mail), Suspendu, ou Supprimé (listé à la fin).
Rôle et Équipes.
Créé et Dernière activité.

Au-dessus du tableau, des compteurs indiquent les places utilisées, le nombre de membres administrateurs, le nombre d'invitations en attente, et le nombre de membres inactifs : ceux qui ne se sont pas connectés depuis plus longtemps que ne le permettent vos règles (60 jours, sauf si vous le changez). Utilisez le menu des équipes et Rechercher des utilisateurs… pour affiner la liste, et Tableur (CSV) pour la télécharger sous forme de tableur.

Cliquez sur une ligne pour modifier ce membre. Toutes les autres actions se trouvent dans le menu de la ligne. Un administrateur ne les obtient que pour les membres dont le rôle est inférieur à administrateur ; sur sa propre ligne, Modifier votre profil ouvre son profil.

Les rôles#

Chaque membre a un rôle. Le propriétaire n'est pas un rôle : il peut toujours tout faire, et son rôle ne peut pas être modifié (« Il s'agit du propriétaire de l'organisation. Son rôle ne peut pas être modifié. »).

Administrateur : Peut gérer les utilisateurs, les rôles et tous les projets de l'organisation.
Gestionnaire : Voit et gère tous les projets de l'organisation, mais ne peut pas gérer les utilisateurs.
Membre : Peut travailler sur ses propres projets et ceux partagés avec lui.
Lecteur : Lecture seule. Peut ouvrir et exporter des projets, mais pas dessiner ni modifier.

Les nouveaux membres reçoivent le rôle Membre, sauf si vos règles définissent un autre rôle par défaut.

	Administrateur	Gestionnaire	Membre	Lecteur
Ouvrir l'espace Enterprise, inviter et retirer des membres, changer les rôles	Oui	Non	Non	Non
Modifier le profil, les règles et l'authentification unique de l'organisation	Oui	Non	Non	Non
Voir tous les projets de l'organisation et affecter des projets aux équipes	Oui	Oui	Non	Non
Créer des projets, y dessiner, les modifier et les supprimer	Oui	Oui	Oui	Non
Ouvrir et exporter les projets partagés avec eux	Oui	Oui	Oui	Oui
Ajouter et modifier les produits de l'organisation	Oui	Oui	Non	Non

Personne ne peut changer son propre rôle ni celui du propriétaire. Seul le propriétaire peut nommer quelqu'un administrateur, ou modifier, suspendre, déconnecter ou retirer un administrateur : un administrateur gère les membres dont le rôle est inférieur au sien.

Inviter quelqu'un#

Il n'y a qu'une façon de faire entrer quelqu'un : l'inviter par e-mail. Vous n'avez pas besoin de savoir s'il utilise déjà Measure Map Online.

Sur la page Utilisateurs, appuyez sur Inviter.
Saisissez son Nom complet et son E-mail.
Appuyez sur Envoyer l'invitation.

La suite dépend de la personne :

Pas encore de compte : son compte est créé, déjà rattaché à votre organisation, et elle reçoit un e-mail avec un lien pour définir son propre mot de passe. Elle apparaît comme En attente jusqu'à sa connexion, et elle occupe une place dès le départ.
Un compte existant : elle reçoit une demande d'adhésion, par e-mail et dans ses notifications. Quand elle accepte, son propre abonnement est résilié, ses projets restent dans son compte, et elle occupe une place. Si elle refuse, vous en êtes informé.
Une adresse de vos domaines d'authentification unique : aucun compte n'est créé. Elle reçoit un e-mail avec votre lien de connexion, et son compte est configuré, dans votre organisation, la première fois qu'elle se connecte avec son compte professionnel.

Un message en bas de l'écran confirme lequel de ces cas s'est produit, et signale si l'e-mail n'a pas pu être envoyé. Pour renvoyer une invitation, choisissez Renvoyer l'invitation dans le menu de la ligne du membre.

Le panneau d'invitation à côté du tableau des membres

Les personnes qui ont déjà un compte n'apparaissent pas dans le tableau tant qu'elles n'ont pas accepté. Tant que l'une d'elles n'a pas répondu, En attente d’adhésion apparaît au-dessus du tableau. Cette liste les affiche avec la date de chaque demande, et vous permet de renvoyer une demande (, au plus une fois toutes les 10 minutes) ou de la retirer ().

L'invitation est refusée quand :

le domaine de l'e-mail ne fait pas partie des domaines autorisés de votre organisation ;
la personne fait déjà partie de votre organisation, ou il s'agit de votre propre e-mail ;
l'adresse appartient à un compte dont l'e-mail n'a jamais été vérifié ;
il n'y a pas de place libre et les places ne sont pas ajoutées automatiquement (voir les places).

Inviter une personne dont la demande est encore en attente n'envoie rien de nouveau : renvoyez-la depuis En attente d’adhésion.

Une personne qui dirige une organisation ayant ses propres membres ne peut pas accepter une demande d'adhésion tant que ces membres n'ont pas été retirés.

Changer le rôle d'un membre#

Un membre : dans le menu de sa ligne, choisissez Changer de rôle, choisissez le nouveau rôle, puis confirmez.
Dans les détails du membre : cliquez sur la ligne, choisissez un rôle et appuyez sur Enregistrer.
Plusieurs membres : cochez leurs lignes, appuyez sur Changer de rôle au-dessus du tableau et choisissez le rôle.

Le membre est prévenu par e-mail et dans l'application. Le nouveau rôle s'applique à la prochaine connexion ou actualisation de l'application.

Modifier l'utilisateur avec les quatre rôles et leurs descriptions

Modifier les informations d'un membre#

Cliquez sur la ligne d'un membre (ou choisissez Modifier dans le menu de la ligne) pour ouvrir Modifier l'utilisateur. Cette fenêtre affiche son e-mail, sa date d'arrivée et sa dernière activité, et vous permet de modifier son nom, son entreprise, son adresse, son code postal, son pays, son numéro de téléphone et son rôle. Appuyez sur Enregistrer.

Aider un membre bloqué ou sur le départ#

Dans le menu de la ligne :

Modifier le mot de passe : saisissez un nouveau mot de passe (8 caractères au moins) dans le panneau latéral et confirmez. Le membre reçoit un e-mail indiquant que son mot de passe a été changé, et il est déconnecté de tous ses appareils. Ce n'est pas possible pour une personne qui a rejoint l'organisation avec son propre compte ou qui se connecte par authentification unique : elle gère elle-même son mot de passe.
Déconnecter partout : le déconnecte d'un coup de tous ses appareils, en cas de téléphone perdu ou de départ urgent. Il en est informé par e-mail.
Suspendre le membre : il est déconnecté partout et ne peut plus se connecter tant que vous ne choisissez pas Réactiver le membre. Il garde sa place et ses projets. Utilisez-le pour une personne en congé ou dont le dossier est en cours d'examen.

Transférer les projets d'un membre#

Avant qu'une personne s'en aille, confiez son travail à un collègue :

Dans le menu de la ligne du membre, choisissez Transférer des projets.
Sous De, choisissez le membre. La fenêtre indique combien de projets lui appartiennent.
Sous À, choisissez qui les reçoit : un autre membre ou vous.
Appuyez sur Transférer des projets.

Tous les projets et dossiers créés par la première personne deviennent ceux de la seconde, et apparaissent sur sa page Projets. Les deux personnes reçoivent un e-mail à ce sujet. Utilisez Afficher les projets dans le menu de la ligne pour voir d'abord les projets d'un membre.

La fenêtre Transférer des projets avec un membre de chaque côté

Retirer quelqu'un de l'organisation#

Il y a deux façons de faire, toutes deux dans le menu de la ligne (ou au-dessus du tableau, pour les lignes que vous avez cochées) :

Dissocier l'utilisateur : la personne quitte l'organisation mais garde son compte et ses projets. Sa place est libérée et elle en est informée. Son compte n'a plus l'offre Enterprise : il lui faut donc sa propre offre pour continuer à travailler.
Supprimer l'utilisateur : le compte est supprimé et la personne ne peut plus se connecter. Ses projets sont effacés avec le compte au bout de 14 jours. Si elle possède des projets, la confirmation propose d'abord Transférer des projets. Vos règles peuvent exiger le transfert avant qu'un membre puisse être supprimé, y compris quand vous en supprimez plusieurs à la fois.